عنوان: مبانی نظری و پیشینه تحقیق فناوری اطلاعات و سیستم اتوماسیون اداری

فرمت فایل: word

تعداد صفحات: 70

در نخستین سالهای اختراع رایانه متخصصان توجه چندانی به نیاز های اطلاعاتی مدیران نداشته از رایانه ها فقط جهت پردازش داده ها در امور حسابداری استفاده می شد . در طول این دوره که تا اواسط دهه 60 میلادی به طول انجامید بیشترین تاکید بر قدرت محاسباتی و پردازش رایانه بود . در حال حاضر به این نوع کاربرد رایانه پردازش داده ها ، گفته می شود و باید توجه داشت که سیستم های پردازش داده های مقداری اطلاعات نیز، تولید می کنند .

در اوائل دهه 1960 و پس از اختراع انواع رایانه های جدید که با هزینه کمتر اطلاعات بیشتری را پردازش می کردند روشهای جدیدتری برای معرفی تجهیزات جدید ترویج داده شده ؛ یعنی سیستم های اطلاعاتی مدیریت. پس از گذشت یک دهه و به دلیل به وجود آمدن نیاز های اطلاعاتی جدید ، سیستم اطلاعاتی جدید به نام سیستم پشتیبانی تصمیم گیری یا دی . اس . اس به وجود آمد. پس از تکمیل سیستم پشتیبانی تصمیم گیری با توجه به پیشرفت های حاصله در تجهیزات رایانه ای ، موضوع افزایش بهره وری و کارایی دفاتر مدیران و تسهیل ارتباطات بین مدیر و کارکنان از طریق به کار گیری تجهیزات رایانه ای الکترونیک مطرح گردید و در سال 1980 سیستم های اتوماسیون اداری طراحی گردیدند .

اما در واقع اتوماسیون اداری در سال 1964 وقتی که IBM محصول جدید خود ، یعنی نور مغناطیسی/ ماشین تایپ سلکتوری ( MT/ST ) را معرفی کرد شروع شد .، ماشین تایپی که می توانست به صورت اتوماتیک از روی حروف ضبط شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ کند . این عملیات تایپ اتوماتیک خیلی زود به سیستم های کوچک در ریز پردازنده ها تبدیل شد و تکاملهای بعدی در این زمینه ایجاد شد و نیاز واقعی به تکامل این بود که طی دهه 1970 کارایی کارخانه ها 90-85 در صد افزایش یافت . در حالی که کارایی دفتری تنها 4 در صد افزایش داشت ، پس بایستی سیستم هایی به وجود می آمدند که موجب افزایش بهره وری و کارایی دفاتر هم می شدند .

موسساتی که به سیستمهای اطلاعات مدیریت اولیه مبادرت نمودند .چیز هایی دیگری فرا گرفتند مشخص شد مانع عمده مدیران هستند . مدیران به عنوان یک گروه در مورد کامپیوتر اطلاعی نداشتند. آنان از کار های خود آگاه بودند و می دانستند که چگونه مسائل را حل کنند . لکن به اندازه کافی در مورد نقش اطلاعات در حل مسائل تامل نکرده بودند . در نتیجه برای مدیران بیان اینکه دقیقاً ازسیستمهای اطلاعات مدیریت چه می خواهند دشوار بود . این وضعیت برای متخصصین اطلاعات غیر قابل تحمل بود . زیرا که دانسته های آنان از مدیریت کم بود . آنان نمی دانستند چه سوالاتی را پرسش نمایند . در طی زمان مدیران درباره کامپیوتر و در مورد فرایند های مورد اجرا در حل مسائل تجربه آموختند عاقبت جایگاه سیستم اطلاعات مدیریت به عنوان یک زمینه عمده استفاده از کامپیوتر مستحکم شد .

 

2-2-2. تعاریف فناوری اطلاعات

از فناوری اطلاعات برداشت های مختلفی وجود دارد و همین برداشت ها موجب گردیده تا تصاویر متفاوتی از آن در جوامع مختلف ارائه شود.در مفهوم رایج،فناوری به مجموعه ای از سخت افزار وتجهیزات دلالت دارد و بسیاری از محققان آن را نه تنها سخت‌افزاری که در انجام کارها مورد استفاده قرار می گیرد، بلکه مهارت . دانش کارکنان و حتی ویژگی های اشیائی که کار برروی آن انجام می شود می دانند (ص‍راف‍ی‌زاده.1380،ص16‌).

فناوری اطلاعات را مانند دیگر فناوری ها می توان به روابط میان سخت افزار،نرم افزار، شبکه و توانایی ها و اقداماتی که از این ابزار ها ناشی می شود تعریف کرد. فناوری اطلاعات نه تنها با انجام پردازش های دقیق و صحیح به رشد اتوماسیون کمک می کند، بلکه از طریق ارائه اطلاعات در زمینه های مختلف فعالیت سازمان ثروت جدیدی را برای سازمان به همراه می آورد واین امروجه تمایز فناوری اطلاعات با سایر فناوری های مورد بهره برداری در سازمان است. فناوری اطلاعات نه تنها به توانایی های پردازش داده ها توسط رایانه بلکه به مهارت های انسانی ومدیریتی دربهره برداری از آنها دلالت دارد.بنابراین فناوری اطلاعات مشتمل بر رایانه، بلکه توانایی ها و اقدامات در نحوه انجام کار می شود (ص‍راف‍ی‌زاده.1380،ص16‌).

همانگونه که ملاحظه می شود با توجه به عمر نسبتا کوتاه فناوری اطلاعات و رشد و گسترش رعدآسای آن تعاریف و برداشت های متفاوتی از آن وجود دارد. بررسی تعاریف نشان دهنده طیف گسترده ای از مفاهیم است که گاه به صورتی کاملا محدود،در حد پردازش رایانه ای عملیات و در مواردی نیز به صورت گسترده به عنوان یک فناوری تغییر از آن یاد شده است (ص‍راف‍ی‌زاده.1380،ص17‌).

اسکات موتون(1991)فناوری اطلاعات را شامل انواع رایانه ها، سخت افزار، نرم افزار، شبکه های ارتباطی که دو رایانه را به یکدیگر متصل می کنند، شبکه های عمومی و خصوصی و ترکیب رایانه ها و فناوری ارتباطات و سیستم هایی که رایانه های شخصی را به ابر رایانه متصل می کند وشبکه گسترده جهانی که از یک سلسله رایانه های قدرتمند تشکیل شده است، می داند (ص‍راف‍ی‌زاده.1380،صص‌16-17).

شیل[1](1997) در مطالعه ای که در انقلاب رایانه انجام داده است، نگرش محدودتری را در تعریف دارد. وی تاکید بر تجهیزات رایانه ای دارد که در استقرار ادارات و بخش های مختلف کسب وکار، شامل رایانه های شخصی، ایستگاه های کاری، سرور ها، ابر رایانه ها و تجهیزات مرتبط بکار گرفته می شود. ( ص‍راف‍ی‌زاده.1380،ص‌17)

فناوری اطلاعات به اشکال مختلف فناوری اطلاق می شود که به پردازش ، نگهداری وارسال اطلاعات به شکل الکترونیکی می پردازد. تجهیزات فیزیکی برای امر رایانه شامل تجهیزات ارتباطی، شبکه ها و تجهیزات انتقال است.( ص‍راف‍ی‌زاده.1380،صص18‌-17)

این فناوری ابزاری رایانه-محور است که افراد به منظورکار بااطلاعات وپشتیبانی اطلاعات و پردازش اطلاعات مورد نیاز از آن استفاده می کنند. این ابزار شامل صفحه کلید،صفحه نمایش ،پرینتر،نرم افزار است ( ص‍راف‍ی‌زاده.1380،صص18‌-17).

تعاریف دیگر بر انقلاب الکترونیک شامل کلیه محصولات مرتبط با نیمه هادی ها دارد و به فناوری هایی تاکید می شود که در جمع آوری، پردازش و انتقال اطلاعات بکار گرفته می شوند.

-فناوری اطلاعات به مفهوم مطالعه نظام یافته صنایع مرتبط با ارتباطات دانش است.

-کاربرد رایانه ها وارتباطات راه دور در جمع آوری، پردازش، نگهداری و توزیع اطلاعات به صدا، نمودار و متن و اعداد است. ( ص‍راف‍ی‌زاده.1380،ص18‌)

-به عبارتی اطلاعات را می توان مجموعه فنون و ابزارهایی دانست که جهت بهینه سازی و پشتیبانی فعالیت های سازمان بر محور اطلاعات و دانش بکارگرفته می شوند. این امر شامل مطالعه،طراحی،توسعه،اجرا،نگهداری ومدیریت نظام های اطلاعاتی رایانه ای است که سازمان در جمع آوری، ثبت، پردازش، ذخیره، بازیابی ، انتقال و توزیع اطلاعات یاری می کند (ص‍راف‍ی‌زاده.1380،ص18‌).

-فناوری اطلاعات به شما می آموزد که چگونه به تغییر سازمان پرداخته،کسب و کار جدیدی را آغاز کنید و یا اصولا چگونه در ارتباط با محیط وسایر سازمانها کسب وکار موثرتری را برقرار کنید ( ص‍راف‍ی‌زاده.1380،ص18‌).

 

2-2-3. سیر تکامل فناوری اداری

سیر تکامل فناوری اداری شامل دوره های فناوری اداری ، فناوری رایانه و فناوری ارتباطات است .

 

2-2-3-1. دوره اول؛ فناوری اداری

در دوره اول کار فرمایان در تلاش بودند تا محیطی را به وجود آوردند که جدا از مسئله کارخانه ی و در معنای عام محیط تولید ، کلیه امور اداری ، پرسنلی و تجارتی در آن صورت گیرد ، از مهمترین شاخصهای این دوره انجام مطالعاتی در مورد جایابی و فضا سازی برای محیطهای اداری بود. ( دهه 20 به بعد ) در حقیقت در این دوره سعی در جدا ساختن فعالیتهای اداری از فعالیتهای تولیدی بود و در نهایت واحد های ستادی از لحاظ مکانی از واحد های اجرایی جدا گردیدند . تفکر این دوره این چنین بود که محیطی با شرایط بهتر برای انجام امور اداری که در آن زمان ، بیشتر امور محاسباتی نظیر حسابداری ، حقوق و دستمزد و مالی بود ، فراهم گردد

 

2-2-3-2. دوره دوم ؛ یعنی فناوری رایانه

در این دوره با ورود رایانه های کوچک که ازسرعت و دقت بالایی بهره مند بودند ، مدیران تصمیم گرفتند که با استفاده از این وسایل و سرمایه گذاری در رایانه ای کردن سازمان خود از سرعت و دقت رایانه در کاهش زمان کار و حذف اشتباهات انسانی استفاده کرده و پیامد این حرکت به وجود آمده این بود که کاربران را بری انجام امور روزمره شان به خوبی یاری کرد .

 

2-2-3-3. دوره سوم ؛ یعنی فناوری ارتباطات

با گسترش روز افزون و همه جانبه علوم و فناوری رایانه و استفاده از وسایل جانبی آن و یکپارچه شدن و ادغام هر یک از این سیستم ها در یکدیگر در حقیقت امروزه سیستم های اداری سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی شان ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات هستند . نوعاً ارتباطات از لحاظ اطلاعاتی تجاری از اهمیت بسزایی بر خوردار است . از مشخصات دیگر اين دوره که الان در آن به سر می بریم ، این است که سازمانها و شرکتها به ارزش واقعی اطلاعات به هنگام و یا کیفیت پی برده اند و در بازار های پیچیده امروزی نبود ارتباط با منابع اطلاعاتی به معنای از دور خارج شدن سازمان است. به دست آوردن ارتباطات درست و با کیفیت و مربوط به معنی هماهنگی و سازگار بودن سازمان با محیط و جوابگو بودن نسبت به تغییرات است .

 

 

1.Sheil

 

فهرست مطالب

بخش اول : فن آوری اطلاعات

تاریخچه

تعاریف فناوری اطلاعات

سیر تکامل فناوری اداری

دوره اول؛ فناوری اداری

دوره دوم ؛ یعنی فناوری رایانه

دوره سوم ؛ یعنی فناوری ارتباطات

نقش فناوری اطلاعات در سازمان

بکارگیری اثربخش فناوری اطلاعات

فناوری اطلاعات و سیستم های اطلاعات

اهمیت اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی

انواع سیستم های اطلاعاتی

ساختار سیستم های اطلاعاتی

شبکه ارتباطات اطلاعاتی

زیر ساخت (سخت افزار و نرم افزار شبکه )

سیستم مدیریت پایگاه داده ها(DBMS)

سیستم پردازش عملیات (TPS)

سیستم های کاری مبتنی بر دانش (KWS)

سیستم اطلاعات مدیریت(MIS)

سیستم اطلاعات تصمیم گیری(DSS)

سیستم اطلاعات مدیران اجرایی(EIS)

اتوماسیون اداری به عنوان یک سیستم فرعی MIS

مقایسه انواع سیستم های اطلاعاتی

بخش دوم: سیستم اتوماسیون اداری

تاریخچه

اتوماسیون اداری :یافتن تعریفی مشخص

اتوماسیون اداری (خودکاری اداری)

گردش مکاتبات اداری

معایب و مشکلات نظام اداری غیر مکانیزه(مکاتبات اداری)

دلایل استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری

دلایل عدم استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری

مزایای استفاده از اتوماسیون اداری

با توجه به وجه مالی و جریان نقدینگی

مزایای مستقیم

مزایای غیر مستقیم

در مقایسه با مشکلات گردش کار دستی

مشکلات استفاده از اتوماسیون اداری

استفاده کنندگان از سیستم اتوماسیون

مدیران

کارمندان

مشتریان

کارمندان بایگانی و دبیرخانه

بشریت

ارگونومی در مکانیزاسیون اداری:

چالش های اتوماسیون اداری

تکنولوژی لازم برای مکانیزه کردن امور دفتری

واژه پردازها

نشر رومیزی

کشو های بایگانی الکترونیکی

پست الکترونیکی

پست صوتی

فاکس

کنفرانس صوتی

کنفرانس ویدئویی

کنفرانس های کامپیوتری

سند خوان ها

ماشین های کپی هوشمند

انتخاب «ترکیب اتوماسیون اداری»برای مدیر

اجرای سیستم های اتوماسیون اداری

شرایط استفاده از سیستم اتوماسیون اداری

اطلاعات پایه

عملیات مربوط به نامه های وارده

عملیات مربوط به نامه های صادر.ه

عملیات مربوط به مکاتبات داخلی

عملیات مربوط به گردش مکاتبات و کارهای اداری

عملیات مربوط به پیگیری و ردیابی مکاتبات و کارهای ارجاع شده

عملیات مربوط به بایگانی

عملیات مربوط به جستجو وبررسی

عملیات مربوط به گزارش ها و مشاهدات

امنیت حدود دسترسی

تحقق دولت الكترونيك در ايران

اتوماسيون فعاليتهاي اختصاصي

اتوماسيون فعاليتهاي عمومي

مزایای دولت الکترونیکی

بخش سوم: مفاهیم مرتبط با فرهنگ سازمانی

ويژگيهاي فرهنگ سازماني

عوامل و اجزاء فرهنگ سازمانی

بخش چهارم : وضعيت سیستم گردش مکاتبات در آموزش وپرورش

معرفی سیستم اتوماسیون اداری ادارات آموزش وپرورش ومدارس

بخش پنجم: نقد وبررسی تحقیقات انجام شده

پيشينه پژوهش در ایران

پیشینه پژوهش در جهان

فهرست منابع فارسی

فهرست منابع غیرفارسی